Электронные перевозочные документы: регламент сбоев

11 октября 2026 года Минтранс утвердил регламент оформления перевозочных документов при внештатных ситуациях, разрешив участникам грузоперевозок временно переходить на бумажные носители при технических сбоях в ГИС ЭПД или отсутствии интернета. Правила касаются грузоотправителей, экспедиторов и перевозчиков, обязанных с 1 сентября 2026 года применять электронные перевозочные документы по Федеральному закону № 140-ФЗ.

Фура с товаром стоит на пандусе или посреди трассы, терминал выдаёт ошибку связи, а электронная накладная зависает между оператором ЭДО и государственной системой. Инспектор Ространснадзора или ГИБДД требует документ на груз прямо сейчас, и без согласованного бумажного дубликата машина рискует отправиться на штрафстоянку. Теперь процедура выхода из такого тупика официально регламентирована ведомством.

Как перейти на бумагу при отсутствии интернета

По регламенту Минтранса факт отсутствия связи нельзя заявить на словах — участникам перевозки требуется зафиксировать инцидент документально непосредственно на месте погрузки, на складе или на трассе.

В соответствии с частью 3 регламента процедура оформления включает четыре обязательных шага:

• Составление акта об отсутствии связи: в документе фиксируются точная дата, время и место (конкретный адрес склада, километр трассы либо наименование точки погрузки). В акте обязательно расписывается, в чём именно выражается проблема (нет мобильного сигнала, не открывается сайт, не уходит файл ЭПД) и какие попытки предпринимались для восстановления подключения (обращение к оператору связи, звонок в поддержку).
• Подписание акта участниками: документ подписывают присутствующие лица — водитель, представитель склада и грузоотправитель. При физическом отсутствии кого-то из контрагентов делается отметка об их извещении по телефону, через рабочий чат или по электронной почте.
• Заявка оператору ЭДО: участник перевозки направляет оператору ИС ЭПД уведомление о невозможности сформировать электронный документ. Оператор обязан подтвердить сбой, запросив оператора связи либо сверив координаты с перечнем местностей без доступа к интернету (распоряжение Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р).
• Выдача разрешения и печать накладной: только после официального подтверждения от оператора ЭДО участник вправе распечатать документ на бумажном носителе, подписать его собственноручной подписью и передать водителю для рейса.

Что делать при сбоях государственной системы и после восстановления сети

Регламент разделяет локальные проблемы со связью у бизнеса и технические инциденты на стороне государственной информационной системы ГИС ЭПД. Для каждого случая действует отдельный сценарий.

Если неполадка возникла на стороне государственной системы, участники перевозки не освобождаются от формирования файлов. Согласно части 1 регламента, электронные перевозочные документы продолжают оформляться через операторов ЭДО в обычном режиме, но временно не отправляются в ГИС ЭПД. В этот период водитель вправе предъявлять контролирующим органам динамический QR-код из мобильного приложения либо распечатку с отметкой электронной подписи. Нарушением это не признаётся даже при отсутствии записи в государственной базе.

Важная деталь: после появления интернета переводить ранее выписанные бумажные документы в электронный формат закон не требует. Бумажной накладной достаточно для закрытия перевозки и бухгалтерского учёта. Однако все последующие рейсы участники обязаны сразу оформлять в цифровом виде.

Исключения, когда грузоперевозки изначально разрешено вести на бумаге без оформления аварийных актов, строго ограничены отраслевыми приказами ведомства. Для автотранспорта действует приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262, для экспедирования — от 03.04.2026 № 115, для железной дороги — от 21.11.2025 № 407, для авиаперевозок — от 18.03.2026 № 102. В автоперевозках бумага по умолчанию оставлена для грузов военного назначения и ситуаций, где отправитель и получатель совпадают в одном лице.

Кого это касается

Регламент напрямую затрагивает две группы селлеров в зависимости от используемой логистической схемы:

• Селлеры по схеме realFBS / DBS: продавцы, отправляющие заказы покупателям собственным или наёмным автотранспортом. Задержка рейса из-за отсутствия связи теперь требует строгого оформления акта с водителем и подтверждения от оператора ЭДО, иначе машина рискует получить простой при проверке Ространснадзором.
• Поставщики FBO при прямых поставках на распределительные центры: селлеры, которые нанимают транспортные компании или везут транзитные партии на удалённые склады маркетплейсов самостоятельно. Приёмка на складе маркетплейса при обрыве связи не сорвётся, если водитель имеет надлежащий бумажный комплект, завизированный оператором ЭДО.

Что будет дальше

Разъяснения Минтранса закрывают правовой вакуум первых недель действия закона № 140-ФЗ, когда любая поломка вышки сотовой связи или зависание шлюза грозили срывом доставки и штрафами на постах контроля. Перевозчики получили легальный механизм защиты, но процедура требует прямого участия операторов электронного документооборота.

Ожидаем, что до конца октября 2026 года ключевые аккредитованные операторы ЭДО введут в своих личных кабинетах и приложениях типовые электронные формы аварийных актов и автоматическую проверку геолокации по правительственному перечню № 1855-р, чтобы сократить согласование перехода на бумагу со стандартных часов до нескольких минут.